Concept. Vul de gele invulplekken in en laat de tekst juridisch controleren. Haal daarna deze melding weg.

Privacyverklaring

Versie 1.0 · laatst bijgewerkt op [datum]

Letterlab is een woordspel voor kinderen van groep 3 tot en met 8. We gaan zorgvuldig om met hun gegevens. We vragen zo weinig mogelijk, gebruiken het alleen om het spel te laten werken en delen niets voor reclame of verkoop.

1. Wie zijn wij?

Letterlab is een dienst van [bedrijfsnaam], gevestigd aan [adres, postcode en plaats], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer].

Vragen over privacy stel je aan [e-mailadres voor privacyvragen].

2. Onze rol: voor scholen zijn wij verwerker

Een school die Letterlab gebruikt, bepaalt welke leerlingen en leerkrachten in Letterlab staan en waarvoor. De school is daarom verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar leerlingen en leerkrachten. Letterlab is verwerker: we verwerken die gegevens alleen in opdracht van de school en volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Voor de gegevens die je via het contactformulier op onze website achterlaat, zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.

3. Welke gegevens verwerken we?

Van leerlingen

• Een voornaam of bijnaam, zoals de leerkracht die invult. We raden aan geen achternaam te gebruiken.
• Een dierplaatje als avatar, de klas en de school.
• Het niveau waarop de leerling speelt.
• Spelgegevens: gelegde woorden, scores, XP en level, gespeelde potjes en dagpuzzels, antwoorden in de woordenquiz, tijdstippen en speelduur, en de kleding die een leerling voor Lex kiest.
• Een technische koppeling tussen het apparaat en de leerling, zodat een kind ingelogd blijft.

We vragen van leerlingen geen e-mailadres, wachtwoord, achternaam, geboortedatum, foto of locatie.

Van leerkrachten en schoolbeheerders

• Naam, e-mailadres en wachtwoord. Het wachtwoord slaan we versleuteld op; wij kunnen het niet lezen.
• De school en klassen waaraan iemand is gekoppeld, en zijn of haar rol.
• Instellingen die de leerkracht kiest, zoals klasuitdagingen en eigen woorden in de woordenlijst.

Van mensen die het contactformulier invullen

• Naam, school, e-mailadres, functie, onderwerp en bericht, en eventueel een telefoonnummer.

Technische gegevens

Bij elk bezoek verwerken onze servers technische gegevens, zoals het IP-adres en het tijdstip. Die gebruiken we alleen om de dienst veilig en werkend te houden.

4. Waarvoor gebruiken we de gegevens?

• Om leerlingen het spel te laten spelen en hun voortgang te bewaren.
• Om de leerkracht te laten zien hoe de klas en elke leerling ervoor staan, bijvoorbeeld in het weekrapport.
• Om de licentie van een school te beheren.
• Om scholen te helpen als ze een vraag of probleem hebben.
• Om aanvragen via de website te beantwoorden.

We gebruiken gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en maken geen profielen voor andere doelen. In Letterlab staan geen advertenties en er kan niets gekocht worden.

5. Op welke grondslag?

Voor leerling- en leerkrachtgegevens bepaalt de school de grondslag, omdat zij verwerkingsverantwoordelijke is. Gegevens uit het contactformulier verwerken we omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om je vraag te beantwoorden.

6. Wie werkt mee? (subverwerkers)

We schakelen een klein aantal partijen in om Letterlab te laten werken:

Met deze partijen hebben we afspraken gemaakt over het beschermen van de gegevens. [Controleer en beschrijf: verwerkersovereenkomst (DPA) met Supabase en met de hostingpartij. Supabase is een Amerikaans bedrijf; beschrijf de afspraken voor eventuele doorgifte buiten de EU.]

De lettertypes en alle andere onderdelen van de website laden we van onze eigen server. Er gaat bij het bezoeken van de website dus geen informatie naar bijvoorbeeld Google.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Leerling- en leerkrachtgegevens bewaren we zolang de school Letterlab gebruikt. Een leerkracht kan een leerling of klas zelf verwijderen; de gegevens zijn dan direct weg.
• Na afloop van de licentie of de proefperiode verwijderen we de gegevens van de school binnen [aantal] weken, tenzij de school laat weten dat ze verder wil.
• Aanvragen via de website bewaren we tot [aantal] maanden nadat we ze hebben afgehandeld.
• Technische logs worden na korte tijd automatisch verwijderd.

8. Hoe beveiligen we de gegevens?

• Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
• In de database zijn per school toegangsregels ingesteld: een leerkracht ziet alleen de klassen van de eigen school.
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen.
• We bewaren zo weinig mogelijk gegevens.
• Alleen medewerkers van Letterlab die dat nodig hebben voor beheer en ondersteuning hebben toegang.

Merken we een datalek, dan melden we dat zo snel mogelijk aan de school, zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst.

9. Cookies en opslag op je apparaat

De website gebruikt geen cookies en geen bezoekersstatistieken van andere partijen. De app bewaart op het apparaat alleen wat nodig is om ingelogd te blijven en je instellingen te onthouden. Dat zijn functionele gegevens; daar hoeft niet om toestemming gevraagd te worden.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen, en om bezwaar te maken. Gaat het om gegevens van een leerling of leerkracht, neem dan contact op met de school: die bepaalt wat er met de gegevens gebeurt, en wij helpen de school daarbij. Voor gegevens uit het contactformulier kun je ons rechtstreeks mailen via [e-mailadres].

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Verwerkersovereenkomst

Met elke school sluiten we een verwerkersovereenkomst. Daarin staat welke gegevens we verwerken, waarvoor, hoe we ze beveiligen en wat er gebeurt als de samenwerking stopt. [Vermeld hier of jullie het model van het Privacyconvenant Onderwijs gebruiken.] Wil je de verwerkersovereenkomst ontvangen? Neem contact met ons op.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als Letterlab nieuwe functies krijgt. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we de scholen die Letterlab gebruiken.